Caixa de entrada vazia – produtividade com email em dia

Um dos grandes benefícios trazidos pela internet é o email. Indiscutivelmente, é muito mais simples enviar uma mensagem no conforto de sua casa/escritório, sem se levantar da cadeira, bastando apenas um clique do mouse do que escrever em papel, colocar em um envelope, selar e levar até a agência dos Correio. Sem contar no tempo para o destinatário receber a correspondência.

Porém, isso também significa que você, provavelmente, receberá inúmeros emails diariamente. Da lista de discussão, do Facebook, Orkut, do amigo que encaminha correntes, da amiga que copia os Powerpoints de amizade para toda a lista de contatos, sua caixa de entrada certamente ficará entupida rapidamente.

Para evitar que itens importantes se percam em meio a tanto inutilidade, é necessário criar — e cumprir — algumas regras que nos ajudem a manter nosso email organizado. Uma metodologia fundamentada no GTD chamada Inbox Zero foi desenvolvida especialmente com esse propósito e Gina Trapani, no seu novo blog no harvardbusiness.org descreveu o processo que usa para alcançar a caixa de entrada vazia.

Inicialmente, ela separa seus emails recebidos em 3 pastas (ou marcadores, se usar Gmail):

• Follow-up – Para todas as mensagens que você tem que responder ou agir e levará mais do que 2 minutos para concluir (para mensagens que durem menos do que isso, veja dicas abaixo). Cada uma destas mensagens deverá ter uma ação correspondente na sua lista de tarefas.
• Em espera – Para mensagens relacionadas a algo que deve ser aguardado como, por exemplo, uma encomenda enviada pelos Correios ou um evento com data específica para acontecer. Itens desta pasta devem ter uma evento anotado no calendário.
• Arquivo – Para mensagens que não há mais ações associadas, mas que se deseja manter para referência futura. No Gmail, o próprio botão Arquivar é suficiente.

No artigo original, 3 dicas ainda são citadas para que, uma vez alcançado o estado de Inbox Zero, você se mantenha desta forma, aumentando sua produtividade nos emails.

Avalie seus emails em lotes. Particularmente, não sei se este item é eficiente ou não em relação à organização da caixa de entrada, porém acredito que sua produtividade será severamente comprometida se você ficar com o email aberto o tempo todo. Segundo Trapani, pessoas que checam constantemente suas mensagens têm uma tendência a resolver os itens mais urgentes, deixando os demais em segundo plano. Uma alternativa melhor é reservar momentos específicos para avaliar todos os emails, sejam eles importantes ou não e distribuí-los entre as 3 pastas descritas. Nenhum email pode ser deixado para depois e não pode haver repescagem.

Use a regra dos dois minutos. No GTD, toda ação que pode ser concluída em menos de dois minutos deve ser realizada instantaneamente, sem ser relacionada em listas de tarefas. Aplicando esta ideia ao Inbox Zero, todo email que pode ser respondido ou cuja ação associada pode ser concluída em menos de dois minutos deve ser feita assim que averiguada e não deve seguir para a pasta Follow-up.

Configure filtros e remova inscrição. Muitos dos emails que recebemos simplesmente podem ser ignorados. São apresentações do Powerpoint, piadas, fotos, pornografia, jogos, mensagens ultra-chatas-meigas que nossos amigos e parentes insistem em enviar. Com criatividade, boa parte delas pode ser filtrada e apagada automaticamente. Se não quiser apagá-las, crie uma pasta específica para verificar estas mensagens quando tiver tempo sobrando. Para as listas de discussão, reavalie periodicamente quais realmente lhe são úteis e use a função unsubscribe para parar de receber as que já não está lendo.

Eu complemento estas ótimas dicas com uma função do Gmail que já foi discutida aqui no FazendoAcontecer.net. O Gmail Labs Várias caixas de entrada é uma ótima alternativa para implementar as 3 pastas, já que as mensagens em cada uma das categorias serão exibidas constantemente. Assim, teríamos a Caixa de entrada principal no topo, a Follow-up na segunda posição, seguida por Em espera. A pasta Arquivo não precisa ser criada, basta usar a pasta Todos os emails disponível no Gmail.

Quem não quiser apagar a enxurrada de emails de corrente dos amigos e parentes e remover a inscrição das listas de distribuição, ainda pode criar uma quarta caixa de entrada específica para emails deste tipo. Pode nomeá-la, por exemplo, Supérfluos.

Acho que esta metodologia é relativamente simples e ajuda realmente a manter a caixa de entrada vazia. O objetivo principal da organização do inbox é evitar que itens importantes sejam esquecidos devido à bagunça ou excesso de informação. Nesta mesma linha, o Efetividade.net também tem ótimas dicas bem parecidas.

E vocês, alguma técnica ou ideia especial? Queria saber dos leitores como fazem para manter seus emails em dia.

Marcos Sêmola

Pilhas e mais pilhas? Como organizar suas revistas e periódicos de referência

Quem tem o hábito de ler revistas e periódicos está sujeito a acumular grandes quantidades delas, por variadas razões: apego, colecionismo, interesse em consultas posteriores, etc.

E se perguntarmos a diversos profissionais, teremos variadas respostas sobre qual a forma correta de lidar com elas: alguém da biblioteconomia ou arquivologia explicará como melhor classificar e armazenar, a turma da produtividade pessoal explicará como o GTD (ou outro método) indica que devemos lidar com materiais de referência, e o pessoal do colecionismo (por hobby ou não) virá com suas técnicas avançadas, envolvendo armazenagem individual em sacos plásticos selados, uso de luvas para manipular as revistas (sempre pelas bordas, jamais pelo lado encadernado!) e outras medidas que parecem exageradas para quem não compartilha dos mesmos interesses (é o meu caso).

É o correto procurar os conselhos de alguns destes especialistas (arquivistas, etc.) quando temos necessidades específicas, mas às vezes basta um pouco de atenção e algumas horas de trabalho podem dar uma arrumação suficientemente boa para aquelas pilhas de revistas que estão ali ocupando espaço e nas quais você nunca acha nada na hora em que precisa procurar.

Como eu fazia tudo errado

Para quem já se converteu à leitura somente por via eletrônica, o relato que farei a seguir parecerá extremamente anacrônico. Parcialmente eu também penso assim: as raízes dos fatos narrados ainda estão no final do século passado, e eu mesmo hoje já leio bem mais edições eletrônicas de periódicos do que já o fiz no passado.

Mesmo assim, antes de prosseguir eu preciso confessar: já houve época em que eu fazia tudo errado no que diz respeito a guardar revistas em casa. Morei durante alguns anos no mesmo apartamento, e neste período simplesmente fui acumulando e empilhando, sem grande classificação, e chegando até mesmo a comprar uma estante extra quando o espaço acabou.

Eu colaboro com textos para algumas revistas, e isso me levava a guardar com atenção exemplares delas – não apenas os que tinham minha participação. Além disso, sou a alegria do jornaleiro: leio avidamente revistas nacionais e importadas sobre variadas áreas de interesse – afinal, para ter assunto na hora de escrever para vocês, é preciso ler bastante, e de fontes variadas, certo?

As bandeirolas ajudam mas não resolvem…

Mas só empilhar e marcar páginas não ajuda muito – não importa se você tem apenas uma pilha, ou se tem mais de 10 pilhas altas e sempre correndo o risco de tombar, como era o meu caso, as pilhas são grandes acumuladores de pó, são difíceis de organizar e manter organizadas, e a presença delas é um estímulo constante a continuar acumulando cegamente as revistas.

Resultado: chegou um dia de mudança e eu percebi que tinha grande quantidade de papel guardado, e que mesmo que o conteúdo fosse interessante, eu já havia lido tudo o que me interessava, e grande parte não voltaria a me interessar. Passei 2 tardes separando o que me interessava preservar, e o que poderia interessar a outros, doei algumas coleções completas para uma biblioteca escolar, e descartei (para reciclagem) 2 carrinhos de supermercado cheios de revistas que estavam lá acumulando espaço.

Como tudo pode ser melhor

Depois da mudança, resolvi tomar os passos necessários para evitar que o mesmo comportamento (que acontecia no meu “modo automático”) se repetisse. Continuei lendo a mesma quantidade de revistas (embora tenha mudado algumas categorias – boa parte das revistas nacionais do “mundo PC” permitiu que a Internet as tornasse irremediavelmente atrasadas e obsoletas), mas providenciei para que o acúmulo cego e o empilhamento sem sentido não acontecessem mais.

A primeira providência, como para mim a questão das revistas é de interesse profissional, foi inserir no planejamento financeiro do home office a compra de alguns organizadores de revistas como o da foto acima, da Acrimet. Aproveitei uma promoção de um site e já comprei direto uma dúzia, para ter alguma folga na época (mas desde então já precisei comprar mais alguns, porque o crescimento vegetativo é inevitável).

A entrega foi rápida, então no fim de semana seguinte já pude dar fim às pilhas, classificando por área de interesse todas as revistas que optei por guardar – algumas por ter participações minhas que eu tinha interesse especial em preservar, outras pelo interesse para referências futuras, outras pelo potencial de entretenimento: tenho várias revistas sobre História moderna e contemporânea, lado a lado com algumas sobre curiosidades (no estilo Charles Fort), e um revisteiro inteiro cheio de graphic novels dos anos 1990, por exemplo.

Assim, as revistas sobre administração e gerenciamento de projetos ganharam suas caixinhas, as de código aberto, TI e video games idem, e ainda reservei uma caixinha específica para cada título que assino ou compro regularmente, como a Trip e a T3, para guardar nelas todos os exemplares que couberem, em ordem cronológica – quando a caixinha enche, descarto (doando ou reciclando) os 3 exemplares mais antigos da mesma caixa.

Revisteiros acima da minha escrivaninha (no alto)

A foto acima, tirada com o celular, mostra a prateleira dos revisteiros no meu escritório, no alto e diretamente acima da escrivaninha. Todas as caixinhas estão devidamente rotuladas e agrupadas, e na hora de consultar, basta baixar a caixinha desejada.

Olhando com atenção e boa vontade, dá para ver que alguns dos porta-revistas são de uma tonalidade diferente (incluindo o que está isolado, mais à direita). Eles são ‘made in China’, em madeira, e têm o dobro da largura dos de plástico, contando com um divisor central. Comprei em uma loja de materiais de construção(!), e paguei bem mais barato do que o preço dos de plástico.

Outra consideração essencial é que o uso da prateleira para esta finalidade foi levado em conta na hora de projetar o móvel. Revistas e livros são materiais pesados, é preciso haver sustentação adequada.

Mas tudo também pode ser diferente

Os revisteiros de plástico são apenas uma ferramenta: o essencial é que você tenha um local pré-definido e auto-classificante para ir guardando as revistas assim que terminar de lê-las. O fato de o espaço ser limitado ajuda a estimular o descarte (doe, ou recicle!) das revistas que não precisam ser guardadas.

Vale mencionar que não é muito difícil construir seus próprios revisteiros, se você tiver as habilidades necessárias (e as ferramentas, e os materiais!). De fato, é uma construção tão simples que pode até mesmo se basear em outras caixas e recipientes que você já tenha à mão. As da foto abaixo são caixas de sucrilhos recortadas, por exemplo.

Para encerrar, um alerta importante: guardar revistas em pé, agrupadas e expostas à luz, à umidade do ambiente, ao pó e aos insetos é algo que só pode servir como solução para quem guarda as revistas por poucos anos e considerando apenas o seu potencial de ser re-lidas. Se você estiver guardando revistas pensando em algum potencial valor histórico ou mesmo de revenda posterior, o melhor é seguir as dicas (exageradas para outros propósitos) do link que mencionei na introdução.

Fonte: http://www.efetividade.net/

Você é um ‘‘E-MALA‘‘ ?

Christian Barbosa
Que o e-mail é um grande problema corporativo ninguém precisa duvidar, mas você já parou para observar que têm algumas pessoas no ambiente corporativo que tem hábitos nada produtivos com e-mails e que fazem a situação piorar? Em uma recente pesquisa que conduzimos, descobrimos que o brasileiro gasta em média 3 horas por dia para lidar com seus e-mails, o que é muito tempo e que pode ser muito mal aproveitado se as pessoas ao seu redor não se conscientizarem em adotar bons hábitos para lidar com eles.

Mas será que você é a pessoa que tem maus hábitos de e-mail na empresa e acaba gastando tempo à toa de seus colegas por causa disso? Se você se encaixar no perfil abaixo, pode se colocar no papel de E-MALA!!! Veja abaixo alguns sintomas clássicos do e-mala. Caso você não se encaixe no perfil, encaminhe para os colegas, pois quem sabe alguém não melhora?

* Mister Urgência – Se todos seus e-mails são para ontem, se tudo que você manda é imediato e precisa ser feito agora, se você liga depois de enviar um e-mail e se pergunta se a pessoa viu seu e-mail urgente, existe algo errado com seu planejamento pessoal e sua rotina diária.

* Caixa de Entrada Lotada – Todo e-mala possui mais de 100 e-mails na Caixa de Entrada. Em geral é a pessoa que vive comentando que não recebe os e-mails dos outros, que pede informações que chegaram no e-mail mas ele não sabe pois não leu ainda. É comum também demorar um tempão para achar uma mensagem no meio de tantos e-mails não lidos ou mal organizados.

* Copia todos – É sempre melhor que todos fiquem sabendo do assunto do que apenas um, certo? Talvez lá na escola você adorasse que todo mundo parasse para ouvir suas histórias, não é? Em geral também gosta muito de responder a todos, pois é o botão maior no Outlook e ele sempre salta no seu clique.

* Assuntos Bizarros – O conteúdo do seu e-mail fala sobre o resultado da última reunião de diretoria, mas o assunto é algo do tipo: “O gato subiu no telhado” ou qualquer coisa do gênero. Em um e-mail o assunto deve resumir em 1 frase o conteúdo do mesmo e não ser uma frase criptografada que até um hacker teria dificuldades em decifrar.

* Correntes – O e-mala adora mandar correntes com frases bonitas, apresentações divertidas, vídeos engraçados, tem medo que caia sua orelha ou que Deus fique bravo com ele se a mensagem não chegar a 20 pessoas pelo menos.

* E-mails sem ação – A maioria dos e-mails é composta de informações e ações que devem ser tomadas, mas o e-mala só sabe passar a informação e deixa os próximos passos indefinidos ou ambíguos.

* E-mails longos – Todo e-mala tem o DNA do mala clássico, que você sempre evita, que adora ficar falando horas sem ter muito o que agregar e que sempre acaba atrapalhando. Isso aplicado no e-mail cria mensagens muito extensas, sem objetividade e chatas de ler. O ideal é manter um e-mail com menos de quatro parágrafos (aproximadamente 1000 caracteres).

Estas são as características mais marcantes do e-mala, o que não significa que se você tem apenas uma ou outra característica, não possa se tornar um no futuro. Pense a respeito e evite que isso aconteça, vamos criar a campanha: DIGA NÃO AO E-MALA, ou no futuro além do transito que se tornou um transtorno público em algumas cidades estaremos reclamando também do e-mail.

Se você identificou algum e-mala em seu ambiente de trabalho, não perca tempo, encaminhe este e-mail, pois a mudança começa sempre com a conscientização. Se você recebeu este e-mail, não fique triste, quem mandou gosta de você e quer que você melhore o uso do seu e-mail!

Ajude o mundo a colocar alça nas malas! Divulgue este e-mail!

Pesquisa: multi-tarefa não funciona.

Semana retrasada saiu um estudo da Universidade de Stanford comprovando que a multi-tarefa não gera os resultados e faz as tarefas não terem qualidade.

O estudo só veio comprovar o que percebemos empiricamente no dia-a-dia, que nossa produtividade cai com a execução várias coisas simultâneas. Mandei um e-mail ao professor Nass, coordenador da pesquisa, para entender o estudo. Assim que tiver mais informações publico por aqui.

Por enquanto, segue uma tradução livre da pesquisa:
SAN FRANCISCO (Reuters) – Multi-tarefeiros de atividades de mídia como assistir Youtube, escrever e-mails e falar ao telefone não são bons nas suas tarefas de acordo com um relatório da Universidade de Stanford.

Pesquisadores que publicaram o relatório na Academia Nacional de Ciências, dizem que o resultado surpreendeu a equipe. Eles estavam procurando o segredo da multi-tarefa, mas ao invés disso acharam uma total incompetência na execução de múltiplas tarefas.

Pessoas multi-tarefas são péssimas em focar sua atenção, em organizar suas informações e para alternar entre tarefas, dizem os cientistas.

Depois de testar 100 estudantes de Stanford, eles concluíram que multitarefeiros crônicos tem dificuldades em focar e não são capazes de ignorar informações irrelevantes.

O segredo é priorizar ao invés de “multi-tarefar”, é ter uma seqüência lógica de execução para o dia. Defina uma ordem numérica e execute essa seqüência. Se algo novo surgir, adicione no dia e repriorize a ordem.

Christian Barbosa