Caixa de entrada vazia – produtividade com email em dia

Um dos grandes benefícios trazidos pela internet é o email. Indiscutivelmente, é muito mais simples enviar uma mensagem no conforto de sua casa/escritório, sem se levantar da cadeira, bastando apenas um clique do mouse do que escrever em papel, colocar em um envelope, selar e levar até a agência dos Correio. Sem contar no tempo para o destinatário receber a correspondência.

Porém, isso também significa que você, provavelmente, receberá inúmeros emails diariamente. Da lista de discussão, do Facebook, Orkut, do amigo que encaminha correntes, da amiga que copia os Powerpoints de amizade para toda a lista de contatos, sua caixa de entrada certamente ficará entupida rapidamente.

Para evitar que itens importantes se percam em meio a tanto inutilidade, é necessário criar — e cumprir — algumas regras que nos ajudem a manter nosso email organizado. Uma metodologia fundamentada no GTD chamada Inbox Zero foi desenvolvida especialmente com esse propósito e Gina Trapani, no seu novo blog no harvardbusiness.org descreveu o processo que usa para alcançar a caixa de entrada vazia.

Inicialmente, ela separa seus emails recebidos em 3 pastas (ou marcadores, se usar Gmail):

• Follow-up – Para todas as mensagens que você tem que responder ou agir e levará mais do que 2 minutos para concluir (para mensagens que durem menos do que isso, veja dicas abaixo). Cada uma destas mensagens deverá ter uma ação correspondente na sua lista de tarefas.
• Em espera – Para mensagens relacionadas a algo que deve ser aguardado como, por exemplo, uma encomenda enviada pelos Correios ou um evento com data específica para acontecer. Itens desta pasta devem ter uma evento anotado no calendário.
• Arquivo – Para mensagens que não há mais ações associadas, mas que se deseja manter para referência futura. No Gmail, o próprio botão Arquivar é suficiente.

No artigo original, 3 dicas ainda são citadas para que, uma vez alcançado o estado de Inbox Zero, você se mantenha desta forma, aumentando sua produtividade nos emails.

Avalie seus emails em lotes. Particularmente, não sei se este item é eficiente ou não em relação à organização da caixa de entrada, porém acredito que sua produtividade será severamente comprometida se você ficar com o email aberto o tempo todo. Segundo Trapani, pessoas que checam constantemente suas mensagens têm uma tendência a resolver os itens mais urgentes, deixando os demais em segundo plano. Uma alternativa melhor é reservar momentos específicos para avaliar todos os emails, sejam eles importantes ou não e distribuí-los entre as 3 pastas descritas. Nenhum email pode ser deixado para depois e não pode haver repescagem.

Use a regra dos dois minutos. No GTD, toda ação que pode ser concluída em menos de dois minutos deve ser realizada instantaneamente, sem ser relacionada em listas de tarefas. Aplicando esta ideia ao Inbox Zero, todo email que pode ser respondido ou cuja ação associada pode ser concluída em menos de dois minutos deve ser feita assim que averiguada e não deve seguir para a pasta Follow-up.

Configure filtros e remova inscrição. Muitos dos emails que recebemos simplesmente podem ser ignorados. São apresentações do Powerpoint, piadas, fotos, pornografia, jogos, mensagens ultra-chatas-meigas que nossos amigos e parentes insistem em enviar. Com criatividade, boa parte delas pode ser filtrada e apagada automaticamente. Se não quiser apagá-las, crie uma pasta específica para verificar estas mensagens quando tiver tempo sobrando. Para as listas de discussão, reavalie periodicamente quais realmente lhe são úteis e use a função unsubscribe para parar de receber as que já não está lendo.

Eu complemento estas ótimas dicas com uma função do Gmail que já foi discutida aqui no FazendoAcontecer.net. O Gmail Labs Várias caixas de entrada é uma ótima alternativa para implementar as 3 pastas, já que as mensagens em cada uma das categorias serão exibidas constantemente. Assim, teríamos a Caixa de entrada principal no topo, a Follow-up na segunda posição, seguida por Em espera. A pasta Arquivo não precisa ser criada, basta usar a pasta Todos os emails disponível no Gmail.

Quem não quiser apagar a enxurrada de emails de corrente dos amigos e parentes e remover a inscrição das listas de distribuição, ainda pode criar uma quarta caixa de entrada específica para emails deste tipo. Pode nomeá-la, por exemplo, Supérfluos.

Acho que esta metodologia é relativamente simples e ajuda realmente a manter a caixa de entrada vazia. O objetivo principal da organização do inbox é evitar que itens importantes sejam esquecidos devido à bagunça ou excesso de informação. Nesta mesma linha, o Efetividade.net também tem ótimas dicas bem parecidas.

E vocês, alguma técnica ou ideia especial? Queria saber dos leitores como fazem para manter seus emails em dia.

Marcos Sêmola

PARE DE CORRER PARA COMEÇAR A VIVER

Pergunte a qualquer pessoa do seu trabalho ou amigos se eles estão tranqüilos ou se estão cheios de coisas para fazer. É raro achar alguém que responda que está tranqüilo, sem muita coisa. Nossa sociedade está viciada em ficar ocupada. Estamos sempre ocupados a todo momento, cheios de coisas pendentes, correndo de um lado para o outro, abarrotados de e-mails para ler, etc.

Estamos sobrevivendo tão freneticamente que não percebemos que estamos deixando de lado as coisas que realmente precisam ser vividas. Os anos passam, mas não conseguimos sair desse circulo vicioso da pressa, do urgente, do “prá ontem”.

O problema é que nesse turbilhão de coisas, a maioria das pessoas não consegue alcançar aquilo que quer de verdade. O problema raiz, é que elas não alcançam seus objetivos, porque não sabem de verdade o que querem alcançar. A falta de clareza gera uma série de opções e decisões erradas. Roda-se em círculos , fica-se paralisado e nunca consegue usar todo seu potencial na busca daquilo que você realmente deseja.

É duro pensar nisso, mas é uma realidade. Lembro-me de um ano na minha vida, após o falecimento de um querido sócio, em que vivi exatamente o filme acima. Um ano perdido, sem sair do lugar, sem realizações, cheio de oportunidades que não deram em nada, muita esperança e pouca efetividade, muito trabalho e pouco resultado.

No final daquele ano, uma amiga fez uma pergunta que me ajudou. Ela simplesmente disse: “você perdeu seu fogo, sua paixão. Você precisa reencontrá-la e quando achar fazer cada dia ser um pedaço dessa realidade. Pelo que você é apaixonado por fazer?” Eu não sabia a resposta na hora, mas pouco tempo depois encontrei.Você já parou para pensar sobre o que realmente gosta, pelo que realmente é apaixonado? Experimente fazer uma lista de 10 coisas pelas quais você é apaixonado, que gostaria de estar vivendo (mesmo que não tenha, mas pense em algo que gostaria de ter). Pode ser, por exemplo: passar tempo com sua família (filhos, pais, etc), viver uma vida de forma abundante e próspera financeiramente, ser reconhecido pela sua competência e talentos na sua profissão, viajar e se divertir com seus amigos, etc.

Da sua lista de 10 coisas que ama fazer ou que gostaria de estar vivendo, faça o ranking das 3 mais desejadas. Se for viável, pense em alguma atividade que possa entrar na sua agenda nas próximas duas semanas e agende-se para fazer algo.

Sua lista de paixões dá um sinal e ajuda a complementar a pergunta essencial que você deve fazer a si próprio, constantemente para ter mais tempo: O que é realmente importante na minha vida e como posso viver por isso nos próximos meses?

Se você só ficar correndo, nunca vai conseguir parar e entender as coisas que realmente gosta. E vai sempre reclamar que o tempo passa rápido demais. Nesse caso, lembre-se que o tempo físico não mudou quase nada nos últimos séculos, mas que talvez você seja um “atleta do tempo” e nem percebeu.

Pare, ande e pense como viver pelas suas verdadeiras paixões.

A vida passa rápido demais para quem vive correndo.

Barbosa, Christian

Você é um ‘‘E-MALA‘‘ ?

Christian Barbosa
Que o e-mail é um grande problema corporativo ninguém precisa duvidar, mas você já parou para observar que têm algumas pessoas no ambiente corporativo que tem hábitos nada produtivos com e-mails e que fazem a situação piorar? Em uma recente pesquisa que conduzimos, descobrimos que o brasileiro gasta em média 3 horas por dia para lidar com seus e-mails, o que é muito tempo e que pode ser muito mal aproveitado se as pessoas ao seu redor não se conscientizarem em adotar bons hábitos para lidar com eles.

Mas será que você é a pessoa que tem maus hábitos de e-mail na empresa e acaba gastando tempo à toa de seus colegas por causa disso? Se você se encaixar no perfil abaixo, pode se colocar no papel de E-MALA!!! Veja abaixo alguns sintomas clássicos do e-mala. Caso você não se encaixe no perfil, encaminhe para os colegas, pois quem sabe alguém não melhora?

* Mister Urgência – Se todos seus e-mails são para ontem, se tudo que você manda é imediato e precisa ser feito agora, se você liga depois de enviar um e-mail e se pergunta se a pessoa viu seu e-mail urgente, existe algo errado com seu planejamento pessoal e sua rotina diária.

* Caixa de Entrada Lotada – Todo e-mala possui mais de 100 e-mails na Caixa de Entrada. Em geral é a pessoa que vive comentando que não recebe os e-mails dos outros, que pede informações que chegaram no e-mail mas ele não sabe pois não leu ainda. É comum também demorar um tempão para achar uma mensagem no meio de tantos e-mails não lidos ou mal organizados.

* Copia todos – É sempre melhor que todos fiquem sabendo do assunto do que apenas um, certo? Talvez lá na escola você adorasse que todo mundo parasse para ouvir suas histórias, não é? Em geral também gosta muito de responder a todos, pois é o botão maior no Outlook e ele sempre salta no seu clique.

* Assuntos Bizarros – O conteúdo do seu e-mail fala sobre o resultado da última reunião de diretoria, mas o assunto é algo do tipo: “O gato subiu no telhado” ou qualquer coisa do gênero. Em um e-mail o assunto deve resumir em 1 frase o conteúdo do mesmo e não ser uma frase criptografada que até um hacker teria dificuldades em decifrar.

* Correntes – O e-mala adora mandar correntes com frases bonitas, apresentações divertidas, vídeos engraçados, tem medo que caia sua orelha ou que Deus fique bravo com ele se a mensagem não chegar a 20 pessoas pelo menos.

* E-mails sem ação – A maioria dos e-mails é composta de informações e ações que devem ser tomadas, mas o e-mala só sabe passar a informação e deixa os próximos passos indefinidos ou ambíguos.

* E-mails longos – Todo e-mala tem o DNA do mala clássico, que você sempre evita, que adora ficar falando horas sem ter muito o que agregar e que sempre acaba atrapalhando. Isso aplicado no e-mail cria mensagens muito extensas, sem objetividade e chatas de ler. O ideal é manter um e-mail com menos de quatro parágrafos (aproximadamente 1000 caracteres).

Estas são as características mais marcantes do e-mala, o que não significa que se você tem apenas uma ou outra característica, não possa se tornar um no futuro. Pense a respeito e evite que isso aconteça, vamos criar a campanha: DIGA NÃO AO E-MALA, ou no futuro além do transito que se tornou um transtorno público em algumas cidades estaremos reclamando também do e-mail.

Se você identificou algum e-mala em seu ambiente de trabalho, não perca tempo, encaminhe este e-mail, pois a mudança começa sempre com a conscientização. Se você recebeu este e-mail, não fique triste, quem mandou gosta de você e quer que você melhore o uso do seu e-mail!

Ajude o mundo a colocar alça nas malas! Divulgue este e-mail!

Pesquisa: multi-tarefa não funciona.

Semana retrasada saiu um estudo da Universidade de Stanford comprovando que a multi-tarefa não gera os resultados e faz as tarefas não terem qualidade.

O estudo só veio comprovar o que percebemos empiricamente no dia-a-dia, que nossa produtividade cai com a execução várias coisas simultâneas. Mandei um e-mail ao professor Nass, coordenador da pesquisa, para entender o estudo. Assim que tiver mais informações publico por aqui.

Por enquanto, segue uma tradução livre da pesquisa:
SAN FRANCISCO (Reuters) – Multi-tarefeiros de atividades de mídia como assistir Youtube, escrever e-mails e falar ao telefone não são bons nas suas tarefas de acordo com um relatório da Universidade de Stanford.

Pesquisadores que publicaram o relatório na Academia Nacional de Ciências, dizem que o resultado surpreendeu a equipe. Eles estavam procurando o segredo da multi-tarefa, mas ao invés disso acharam uma total incompetência na execução de múltiplas tarefas.

Pessoas multi-tarefas são péssimas em focar sua atenção, em organizar suas informações e para alternar entre tarefas, dizem os cientistas.

Depois de testar 100 estudantes de Stanford, eles concluíram que multitarefeiros crônicos tem dificuldades em focar e não são capazes de ignorar informações irrelevantes.

O segredo é priorizar ao invés de “multi-tarefar”, é ter uma seqüência lógica de execução para o dia. Defina uma ordem numérica e execute essa seqüência. Se algo novo surgir, adicione no dia e repriorize a ordem.

Christian Barbosa